Veranstaltungskalender

Wie lege ich Veranstaltungen im stiftungsweiten Kalender an? Wie müssen Veranstaltungen formatiert sein? Wie geht das überhaupt mit dem Kalender?

Tear-off calendar

Schritt 1: Anmelden
Schritt 2: Passwort ändern
Schritt 3: Die richtige Sprache auswählen
Schritt 4: Veranstaltungsinhalt eingeben
Schritt 5: Ein Veranstaltungsbild hochladen
Schritt 6: Den Veranstaltungstermin eingeben
Schritt 7: Die richtige Website zuweisen
Schritt 8: Anmeldeinformationen auswählen
Schritt 9: Metadaten eingeben
Schritt 10: Anhänge hochladen
Schritt 11: Informationen zu Kooperationspartner/innen hinzufügen
Schritt 12: Ein Online-Formular für die Anmeldung und Rechnungserstellung bearbeiten
Schritt 13: Die Veranstaltung veröffentlichen


Schritt 1: Anmelden

Der zentrale, stiftungsweite Kalender befindet sich auf http://calendar.boell.de/

Um Dich einzuloggen, gehe zu: http://calendar.boell.de/user/login

Es gelten die gleichen Zugangsdaten wie für die Bearbeitung der Website. Wenn Du noch keine Zugangsdaten hast oder sie nicht mehr weißt, wende Dich bitte an die verantwortliche Person.

Wenn Du eingeloggt bist, siehst Du oben einen schwarzen Balken mit zwei Menüpunkten:

  • Inhalt (content)
  • Böll-help (help)

Schritt 2: Passwort ändern

Die Zugangsdaten (Username und Passwort), die Du vom Support bekommen hast, gelten für alle Böll-Sites, für die Du Bearbeitungsrechte hast bzw. die Du nutzen darfst (üblicherweise Website, Kalender und Hilfeseiten). Deshalb wird die Anforderung zur Passwortänderung auf dem zentralen Login-Portal ausgeführt. Um dorthin zu gelangen, klicke direkt nach dem Du Dich eingeloggt hast, oben rechts auf Deinen username und dann auf BEARBEITEN: - und gehe zum Boell-Single-Sign-On unter dem Passwort-Feld:

Du bist nun auf der Single-Sign-On-Seite. Über einen Klick auf EDIT gelangst Du zu der Seite, auf der Du Deine Userdaten (E-Mailadresse und Passwort) ändern kannst:

Das neu vergebene Passwort musst Du einmal bestätigen, um sicherzustellen, dass Du Dich nicht vertippt hast, und Deine Eingabe speichern.

Folgende Passwort-Regeln musst Du beachten - das Passwort muss:

  • mind. 8 Zeichen lang sein
  • wenigstens einen Großbuchstaben enthalten
  • wenigstens einen Kleinbuchstaben enthalten
  • wenigstens ein Interpunktionszeichen (kein Leer- oder alphanumerisches Zeichen) enthalten
  • wenigstens eine Zahl enthalten

Hinweis: Das geänderte Passwort gilt nun für alle Böll-Sites, zu denen Du Zugangsrechte hast.

Schritt 3: Die richtige Sprache auswählen

Klicke auf INHALT - INHALT HINZUFÜGEN - EREIGNIS, um das Formular zu öffnen, mit dem Du eine Veranstaltung erstellen kannst.

Wähle die Sprache(n), die auf der Veranstaltung gesprochen wird bzw. ob eine Übersetzung angeboten wird. Wenn die benötigte Sprache nicht in der Liste ist, wende Dich an die zuständige Person.

Das nächste auszufüllende Feld ist SPRACHE. Es bezieht sich auf die technische Sprache der Veranstaltung und hat nichts damit zu tun, welche Sprache auf der Veranstaltung oder in Deinem Land gesprochen wird.

Für Deutschland gilt:

  • Wenn die Veranstaltung auf einer deutschen Website angezeigt werden soll, wähle hier deutsch.
  • Wenn die Veranstaltung auf einer englischen Website angezeigt werden soll, wähle hier englisch.

Für die Auslandsbüros gilt zunächst ebenfalls:

  • Wenn die Veranstaltung auf einer deutschen Website angezeigt werden soll, wähle hier deutsch.
    Beispiel: http://ru.boell.org/de (die technisch deutsch erstellte Veranstaltung erscheint in der deutschen Sprachversion der Website).
  • Wenn die Veranstaltung auf einer englischen Website angezeigt werden soll, wähle hier englisch.
    Beispiel: http://eu.boell.org/ (die technisch englisch erstellte Veranstaltung erscheint in der englischen Sprachversion der Website).

Sonderfälle

  • Wenn die Website über eine deutsche und zusätzlich über eine nicht-englische Sprachversion verfügt:
    Beispiel: http://ba.boell.org/de
    Es gibt eine bosnische und eine deutsche Sprachversion der Website. Die technisch englisch erstellte Veranstaltungsankündigung erscheint auf den bosnischen Webseiten, die technisch deutsch erstellte, auf den deutschen Seiten. Die Veranstaltungsankündigung kann also für beide Websitesprachen unterschiedlich erstellt werden.
  • Wenn die Website über eine englische und zusätzlich über eine nicht-deutsche Sprachversion verfügt:
    Beispiel: http://pl.boell.org
    Es gibt eine englische und eine polnische Sprachversion der Website. Die technisch englisch erstellte Veranstaltungsankündigung erscheint auf den englischen Webseiten, die technisch deutsch erstellte, auf den polnischen Seiten. Die Veranstaltungsankündigung kann also für beide Websitesprachen unterschiedlich erstellt werden.
  • Wenn die Website über nur eine Sprachversion (weder deutsch noch englisch) verfügt, wähle englisch.
    Beispiel: http://mx.boell.org
    Die Website gibt es nur in spanischer Sprache. Die technisch englisch erstellte Veranstaltung wird auf der spanischen Site angezeigt.
  • Wenn die Website über zwei oder mehr Sprachversionen, darunter aber weder eine deutsche, noch eine englische verfügt, wähle englisch.
    Beispiel: http://tn.boell.org
    Die Website gibt es in französischer und arabischer Sprache. Die technisch englisch erstellte Veranstaltung erscheint sowohl auf den französischen, wie auf den arabischen Webseiten. Es ist allerdings nicht möglich, zwei unterschiedliche Ankündigungen (eine auf französisch und eine auf arabisch) zu erfassen. Titel und Veranstaltungsbeschreibung müssen also ggf. zweisprachig erfasst werden.

Schritt 4: Veranstaltungsinhalt eingeben

Im nächsten Feld werden der Titel und Untertitel der Veranstaltung sowie der Veranstaltungstext erfasst.

Hier einige Hinweise, was dort stehen soll:

  • Beschreibe kurz die Veranstaltung und ggf. ihren Kontext. Wenn vorhanden, setze Links.
  • Gib ggf. die Namen und Funktionen der Vortragenden an
  • Wenn es sich um eine externe Veranstaltung handelt, nenne den Veranstalter, gib den exakten Ort sowie die Anfangszeit ein und schreibe ggf. wie man sich anmelden kann.
  • Weitere Informationen können z. B. zu Kooperationspartnerschaften gegeben werden, ggf. sind Links zu weiterführenden Informationen sinnvoll.
  • Wenn möglich, nenne eine Kontaktperson für weitere Informationen zur Veranstaltung.

Wichtig: Achte darauf, dass beim Kopieren von Word nicht die Formatierungen mitgenommen werden. Benutze ggf. einen Texteditor.

Für die Auslandsbüros gilt wie oben beschrieben: Wenn diese Daten nur entweder technisch deutsch oder englisch erfasst, aber auf verschiedensprachigen Websites dargestellt werden sollen, sollte der Text hier zweisprachig erfasst werden. Da es an anderer Stelle keine Möglichkeit mehr geben wird, genaue Angaben zum Veranstaltungsort zu machen, sind diese hier einzutragen.

Schritt 5: Ein Veranstaltungsbild hochladen

Lade ein Veranstaltungsbild hoch und gib die notwendigen Bildinformationen und -rechte an.

Wichtig: Stelle sicher, dass Du über die notwendigen Bildrechte verfügst. Vielleicht kannst Du besser ein Bild mit einer CC-Lizenz wählen? Lade niemals Bilder hoch, die Du von einer Agentur gekauft hast. Selbst wenn die Stiftung das Recht zur Veröffentlichung auf der Website hat, gilt es in der Regel nur zwei Jahre lang. Bilder dürfen nur benutzt werden, wenn sie:

  • als Creative Commons lizensiert sind und/oder
  • im Auftrag oder im Namen der Stiftung erstellt wurden und
  • es ein unbefristetes Nutzungsrecht dafür gibt.

Weitere Informationen zum Copyright.

Schritt 6: Den Veranstaltungstermin eingeben

Gib Beginn und Ende der Veranstaltung ein. Wenn eine Veranstaltung über mehrere Tage geht, kannst Du beide Angaben unter DATE (1) angeben. Nur wenn eine Unterbrechung zwischen den einzelnen Veranstaltungstagen ist, musst Du ein WEITERES ELEMENT HINZUFÜGEN:

Zusätzlich kannst Du, beispielsweise für Ausstellungen die TÄGLICHE ÖFFNUNGSZEIT angeben.

Step 7 Die richtige Website zuweisen

Lege hier fest, auf welcher Website Deine Veranstaltung erscheinen soll. Normalerweise ist Dein Büro bereits voreingestellt. Wenn nicht, wähle es links aus der Liste und klicke auf das Pluszeichen. Um eine Website von der Veröffentlichung auszuschließen, klicke rechts und dann auf Minus.

Übrigens: Zusätzlich zur hier ausgewählten Website erscheint die Veranstaltung auch im zentralen Stiftungskalender http://calendar.boell.de (wenn nichts anderes angegeben ist, s. u.). Verwechsle dieses Feld nicht mit dem Veranstalter/in-Feld, das weiter unten abgefragt wird.

Wichtig: Wenn Du eine Veranstaltung auf einer anderen als Deiner Website ankündigen willst, setze Dich mit dem Team dort in Verbindung und sprich Dich ab. Veröffentliche nichts woanders, ohne die Einwilligung eingeholt zu haben.

Neben der Einstellung, auf welcher Website etwas erscheinen soll, kannst Du über VERANSTALTUNG AUSBLENDEN entscheiden, ob die Veranstaltung nicht im zentralen Kalender angezeigt werden soll. Das kann z. B. sinnvoll sein, wenn es sich um eine nicht öffentliche Veranstaltung für einen internen Kreis handelt. Den Beteiligten kannst Du im Anschluss an das Speichern den Link zur Veranstaltung schicken, für alle anderen, die den Link nicht kennen, bleibt sie aber unsichtbar.

Die Option VERANSTALTUNG IN EXTERNEN LISTEN AUSBLENDEN ergänzt die erste Option und bewirkt, dass die Veranstaltung auch nicht in den Kalenderboxen auf den einzelnen Websites angezeigt wird.

IN DER GRIDBOX NUR DEN NÄCHSTEN TERMIN IN DER REIHE ANZEIGEN kann sinnvoll sein, um, z. B. bei Veranstaltungen, die mehrere Tage oder Wochen dauern, die Kalenderbox nicht zu verstopfen. Diese Option ist sinnvoll kombinierbar mit IN DER GRIDBOX DEN HINWEIS AUSGEBEN ... Wenn beide Optionen gewählt sind, wird in der Gridbox immer nur ein nächster Termin angezeigt, es gibt aber den Hinweis auf weitere Termine.

Schritt 8: Anmeldeinformationen auswählen

Im Bereich REGISTRIERUNG kann eingestellt werden, ob und wie sich Interessierte anmelden können:

Die Optionen sind weitgehend selbsterklärend. Bei Anmeldung per Formular kann unten der Link zum Online-Formular angegeben werden. Diese Option bezieht sich darauf, dass ein Formular auf einer beliebigen Website vorhanden ist. Das Erstellen von Formularen ist im Kapitel Webformulare beschrieben.

Für die Zentrale und die Landesstiftungen existieren Standardanmeldeformulare. Dazu unten mehr.

Schritt 9: Metadaten eingeben

Einige Optionen des Abschnitts METADATEN sind nur für die Zentrale in Berlin bzw. die Landesstiftungen relevant.

VERANSTALTUNGSORT: Nur relevant für die Zentrale in Berlin bzw. die Landesstiftungen, weil nur sie dort vertreten sind.

VERANSTALTER: Hier bitte auswählen. Dieses Feld ist relevant, da der zentrale Kalender danach dursucht/gefiltert werden kann.

STADT: Hier bitte auswählen. Dieses Feld ist relevant, da der zentrale Kalender danach dursucht/gefiltert werden kann. Die Stadt wird außerdem in der Gridbox ausgespielt, wenn dort die entsprechende Option angehakt ist.

VERANSTALTUNGSFORMAT: Die Einträge hier sind ausschließlich auf deutsch, deshalb ist dieses Feld nur relevant, wenn die Information auf einer deutschsprachigen Website ausgespielt wird.

THEMA: Dieses Feld dient vor allem zum Filtern für die Kalendergridbox. So kann z. B. bei Auswahl von "Afrika" sichergestellt werden, dass eine Veranstaltung mit diesem Thema in der Kalendergridbox der Afrika-Landingpage auf der Website ausgespielt wird. Das Feld - ursprünglich für boell.de konzipiert - kann auch von anderen Büros genutzt werden, wenn sie wollen, dass eine bestimmte Veranstaltung nur in der Gridbox einer bestimmten Seite ausgespielt wird. THEMA wirkt nur als Filter und wird nicht als Wort auf der Website ausgespielt.

LIVESTREAM-URL: Wenn ein Livestream für eine Veranstaltung angeboten wird, kann hier die URL eingetragen werden, unter der der Stream abgerufen werden kann. Im Frontend wird dann automatisch darauf verlinkt.

VERANSTALTUNGSREIHE: Wenn die angekündigte Veranstaltung Teil einer Reihe ist, z. B. "Gender discussions" kann der Name der Reihe hier eingetippt werden. Nach dem Eintippen von drei Buchstaben wird eine bereits erfasste Reihe gefunden, ist sie noch nicht vorhanden, wird sie automatisch erstellt und ist beim nächsten Mal vorhanden.

THEMEN GWI/LANDESSTIFTUNGEN: Analog zu THEMA

TRAINER: Nur für GreenCampus. Ein Profil muss vorher über INHALT - PERSON angelegt worden sein.

Schritt 10: Anhänge hochladen

In diesem Abschnitt können zusätzliche Daten zur Veranstaltung als Links oder Anhänge (wie das Programm, Logos und Flyer) erfasst/hochgeladen werden. Außerdem kann auf eine Website verlinkt werden, wo es weitere Informationen zur Veranstaltung gibt. Bitte achte auch hier darauf, dass die Rechte zur Verwendung von Flyern und Fotos vorhanden sind. Informationen zu Creative Commons findest Du hier.

Schritt 11: Informationen zu Kooperationspartner/innen hinzufügen

Um hier Daten über Kooperationspartner/innen auswählen zu können, sind diese zunächst über INHALT - INHALT HINZUFÜGEN - COOPERATIONPARTNER als Node zu erstellen. Dabei kann neben dem Name, auch ein Logo und ein Link zum Kooperationspartner/der -partnerin erfasst werden.

Einmal gespeicherte Kooperationspartner/innen können dann in der Zeile COOPERATIONPARTNER(S) REFERENCE durch Tippen ausgewählt werden. Mehrere Partner/innen können ausgewählt werden.

Darüber hinaus besteht auch noch das alte Feld, über das der Name nur eines Kooperationspartners/einer -partnerin eingetragen und ein Logo hochgeladen werden kann:

Schritt 12: Ein Online-Formular für die Anmeldung und Rechnungserstellung bearbeiten

Wenn die Anmeldung zu einer Veranstaltung über ein Online-Formular erfolgen soll, kann dieses Standardformular (englisch) genutzt werden. Darin können für die Felder Custom field 1 - Custom field 6 Feldnamen frei vergeben werden. Der Link zum Formular in der  Kalendergridbox wird durch das Häkchen bei SHOW REGISTRATION FORM LINK gesetzt:

Schritt 13: Die Veranstaltung veröffentlichen

Bleibt als letzter Schritt noch die Veröffentlichung der Veranstaltung. Wir empfehlen, vorher noch einmal alle Eingaben genau zu überprüfen. Mit dem SPEICHERN erscheint die Veranstaltung sofort im zentralen Kalender und mit geringer Verzögerung auch in der/den Kalendergridbox/en auf der Website (wenn nicht anders eingestellt.)

Achtung: Für boell.de gibt es einen speziellen Workflow. Wenn dieser nicht bekannt ist, wende Dich bitte an die Internetredaktion.